Toelevering Online · B2B · Kozijnen en deurenElke order automatisch gecontroleerd
Een kozijn is geen doos van de plank maar een configuratie, en daar loopt een bestelling op stuk. Bij Toelevering Online ging elke order daarom handmatig langs de klantenservice. Samen legden we die kennis vast in een systeem dat het werk elke keer opnieuw doet.
Elke order gecontroleerd, zonder dat het team er een dag aan kwijt is.
Hoofdstuk 01Het vertrekpunt
Toelevering Online levert kozijnen en deuren aan bouwbedrijven en particulieren. Dat zijn geen kant-en-klare producten: profielsysteem, vulling, glas, draairichting, kleur en beslag moeten technisch bij elkaar passen. Klopt er iets niet, dan merkt de klant dat pas als het geleverd wordt.
Om dat te voorkomen ging elke order langs een medewerker van de klantenservice. Waardevol werk, want een fout die je in de bestelling ziet is een fout die de klant nooit meemaakt. Alleen kostte het het team zo'n vijf uur per dag, en het schaalde recht evenredig mee met de groei.
Het team wist dat dit slimmer kon. Wat ontbrak was een manier om de kennis die in hoofden zat vast te leggen, want de meeste orders bleken bij controle gewoon in orde. Niemand wist vooraf alleen wélke.
Hoofdstuk 02De aanpak
- Stap 01
Kennis omgezet in regels
We zijn niet begonnen met een oplossing maar met het proces. Samen uitgeplozen waar een medewerker naar kijkt, wanneer iets echt fout is en wanneer het alleen ongebruikelijk is. Daar zat een flinke portie kozijnkennis in die nergens op papier stond.
- Stap 02
De werktekening leesbaar gemaakt
Bij elke order hoort een werktekening als PDF. Die wordt automatisch uitgelezen en naast de ordergegevens gelegd, zodat de twee bronnen tegen elkaar te controleren zijn. Elke regel heeft een uitleg in gewone taal, zodat een melding niet alleen zegt dát er iets mis is maar ook wat en waarom.
- Stap 03
De uitkomst routeert zichzelf
Is alles in orde, dan gaat de order door naar productie. Is er iets, dan staat er een ticket klaar in Zendesk met de reden, de context en een advies voor de medewerker. Het gesprek met de klant blijft mensenwerk.
- Stap 04
Een noodknop en een steekproef
De automatische goedkeuring zit achter een schakelaar die het team zelf omzet. Daarnaast komt er elke week een steekproef van goedgekeurde orders langs, zodat een afwijking opvalt voordat het een patroon wordt.
- Stap 05
Overgedragen in eigen beheer
Sinds mei 2026 draait alles op de eigen omgeving van Toelevering Online, met een dashboard en documentatie per onderdeel. Het team beheert het systeem zelf, wij staan op de achtergrond voor als er iets bijkomt.
Elke order gaat nu automatisch langs de controle, en het grootste deel gaat zonder tussenkomst door naar productie. Dat scheelt het team ongeveer 20 uur per week aan handmatig nalopen. Alleen de orders waar iets aan opvalt komen nog bij een medewerker terecht, met de reden en een advies erbij.
De tijdwinst was niet het doel. Het doel was de klantervaring: de hiaten eruit halen vóór een order in productie gaat. De besparing is het gevolg, en het team zit weer op het waardevolle klantcontact.
Er kwam iets bij dat we vooraf niet hadden: stuurdata. Er is nu zicht op waar orders uitvallen en of dat terecht is. Bij twijfel houdt het systeem een order liever even tegen dan dat het een echt probleem doorlaat. Met handmatig controleren bestond dat inzicht niet, en daarmee wordt het systeem scherper met elke order.
Hoofdstuk 04Klant aan het woord
Davy legt niet alleen uit wat hij bouwt, maar ook waarom, zodat ik het zelf kan volgen en er zelfstandig op kan voortbouwen. Inmiddels beheren wij het systeem zelf, met Davy op de achtergrond voor als er iets bijkomt. We zaten goed op één lijn qua kennis en inhoud, maar konden ook makkelijk met elkaar sparren. Samen bleven we net zolang doorvragen tot we de goede oplossing te pakken hadden.
Ook repetitief handwerk in je operatie?
Bijna elke groeiende operatie heeft een controle die een machine prima zou kunnen doen. Plan een vrijblijvend gesprek, dan kijken we samen wat er te winnen valt.
